برنامه ریزی در مدیریت کار و زندگی (Management planning) را می‌دانید؟ آنچه که همه انسانها در داشتن آن به یکدیگر شباهت دارند، ۲۴ ساعت در هر شبانه‌روز است. البته حتما به گوش شما هم آشناست که انسانهای موفق آنهایی هستند که از این ۲۴ ساعت به بهترین شکل بهره می‌برند.
کسب بیشترین بهره از زمان نیازمند برنامه ریزی است؛ اما متاسفانه هیچ راه‌حل واحدی برای داشتن یک برنامه ریزی موفق به منظور رسیدن به بیشترین بهر‌ه‌گیری از زمان روزانه وجود ندارد؛ زمان به راحتی میگذرد و متوقف کردن آن(شرط میبندم داشتن ساعت برنارد بعد از تماشای برنامه کودک از حسرت‌های همیشگی همه ماست) و یا تغییر آن (about time یک فیلم فوقالعاده در اینباره است)، تنها در فیلم‌های سینمایی ممکن است.
از طرف دیگر انسانها با یکدیگر متفاوتند و به همین دلیل یک روش برنامه ریزی برای یک فرد که موفقیت او را تضمین میکند ممکن است برای دیگری فاجعه‌ای را نتیجه دهد. وجود کتاب‌ها و مقالات متعدد درباره چگونگی مدیریت زمان و داشتن یک برنامه ریزی موفق (Successful planning) در امور، گواه دیگری است که روش واحدی وجود ندارد.
اما نکته مشترک میان تمامی مطالب درباره مدیریت زمان و رسیدن به یک برنامه ریزی موفق این است که برای موفقیت ابتدا باید خودتان را مدیریت کنید. اهداف، خواسته‌ها، نقاط ضعف و البته قوتتان را. در ادامه این مطلب به چند نکته اساسی که می‌تواند به شما در طراحی یک برنامه روزانه مخصوص به خودتان کمک کند اشاره شده است.
برنامه ریزی در زندگی شخصی خود را یاد بگیرید و ببینید که چطور همه ابعاد زندگی‌تان دگرگون میشود. برنامه ریزی چیست ؟ با ما همراه باشید تا برایتان بگوییم.
- ارزش زمان را به یاد داشته باشید
- مهمترین کارها و وظایفتان را تعیین کنید و آنها را اول از همه انجام دهید
- کارهایتان را بر اساس تقویم و نه بر اساس فهرست انجام دهید
- برای جلوگیری از به تعویق انداختن کارها، بهانه‌ها را کنار بگذارید
- به یاد داشته باشید همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن باقی است
- همواره یک دفتر یادداشت همراه داشته باشید
- به هر چیزی که شما را از اهداف ضروریتان دور میکند نه بگویید
- بر روی نقاط قوت منحصر به فردتان تمرکز کنید
- اصل پارتو (Pareto principle) را یاد بگیرید
- اگر کاری را می توانید در کمتر از ۵ دقیقه انجام دهید، فورا آن را انجام دهید
- از انرژی صبح زود برای تقویت بدن، مغز و روحتان بهره بگیرید
ارزش زمان را به یاد داشته باشید
همواره به خود یادآوری کنید که زمان با ارزش‌ترین و کم‌نظیرترین منبعی است که در اختیار دارید. ۱۴۴۰ عددی است که می‌تواند زندگی شما را هر روز تغییر دهد و این عدد چیزی نیست جز تعداد دقایقی که شما در هر روز در اختیار دارید.
الگوی موفقیت انسانهای موفق متفاوت است اما همه آنها بر این نکته تاکید دارند که رمز موفقیتشان در دانستن ارزش دقایق زندگی است. آنها به هیچ کس از جمله خودشان اجازه نمی‌دهند که وقت با ارزششان را با کارهای بیهوده بدزدند. برای برنامه ریزی در مدیریت امور مختلف باید ارزش زمان را مدام به خودتان گوشزد کنید. باید بدانید که نقش زمان در برنامه ریزی موفق چیست و چطور می‌توان با برنامه ریزی روزانه به موفقیت رسید.
مهمترین کارها و وظایفتان را اولویت بندی کنید
اهمیت این مسئله تا به این حد است که یک روش برنامه ریزی در زندگی شخصی (Planning on personal life) با عنوان «روش مهمترین کارها» معروف به (Most Important Tasks)MIT برای آن طراحی شده است. در این روش تمرکز بر انجام کارهایی است که انجام دادن آنها ضرورت دارد. MIT میگوید به جای روزانه تنظیم فهرست بلند بالایی از کارها و تلاش برای برنامه ریزی برای انجام آنها، فهرست خود را هر روز محدود به دو یا سه کار ضروری کنید.
این به این معنی نیست که شما در طول یک روز کاری بیشتر از این دو یا سه مورد را نمی‌توانید انجام دهید، بلکه یعنی در صورتی‌که این کارهای ضروری را انجام ندهید، انجام سایر کارها نیز ممکن نخواهد بود. واقعیت این است که در هر روز تعداد کارهای ضروری و واجب بسیار معدودند و البته هزاران عامل مزاحم شما را به دورشدن از انجام این کارهای ضروری دعوت می‌کنند مثل زنگ اعلامیه موبایلتان که رسیدن یک پیام جدید در گروه دوستانتان در یکی از شبکه‌های اجتماعی را به شما یادآوری می کند.
با تمرکز بر انجام کارهای ضروری و برنامه ریزی برای انجام آنها بهره‌وریتان از هر روز را افزایش می‌دهید و زمان با ارزشتان را با انجام کارهای بی‌ارزش هدر نمی‌دهید.
کارهایتان را بر اساس تقویم انجام دهید
تحقیقات نشان میدهد که ۴۱% از کارهای نوشته‌شده در فهرست کارها هرگز انجام نمی‌شوند. مصاحبه با افراد موفق در زمینه‌های مختلف نشان میدهد که آنها هرگز فهرستی برای کارهایی که باید انجام دهند تنظیم نمی‌کنند؛ اما همواره یک تقویم همراه دارند و کارهای خود را در بر اساس آن تنظیم می‌کنند. اگر واقعا کاری را باید انجام دهید، برای آن یک روز را در تقویمتان تعیین کنید و بر اساس تقویم و برنامه زندگی کنید.
بهانه‌ها را کنار بگذارید
تصور کنید که شما برای یک پیاده‌روی صبحگاهی برنامه ریزی کاری کرده‌اید. ساعت موبایلتان را تنظیم کرده‌اید اما تجربه به شما نشان میدهد که با شنیدن زنگ ساعت، آن را خاموش خواهید کرد و به خواب شیرینتان ادامه خواهید داد. پس باید از شب قبل، ساعت را در فاصله‌ای دورتر از رختخوابتان قرار دهید و با منظم‌کردن وسایل مورد نیاز برای پیاده‌روی از شب قبل بهانه پیدا نکردن وسایلتان را از خودتان بگیرید.
همیشه کارهای بیشتری برای انجام دادن باقی است
مطمئن باشید که در پایان یک روز کاری هنوز کارهای زیادی وجود دارند که انجام نشده‌اند و یک روز برای انجام تمام کارها کافی نیست. بنابراین همواره یک ساعت مشخص برای کارکردن در نظر بگیرید و در کنار آن وقتی را مثلا برای ورزش، شام با خانواده و … تعیین کنید. برای روز خود و داشتن برنامه ریزی موفق باید حواستان به سلامت خودتان هم باشد. کار کردن مدام و پی‌درپی شما را از هم می‌شکند. این را به یاد داشته باشید.
همواره یک دفتر یادداشت همراه داشته باشید
ریچارد برنسون میگوید بزرگترین دارایی‌اش در زندگی دفتر یادداشتی است که به همراه دارد. دفتر یادداشت افراد موفق پر از نکته‌های الهام‌بخشی است که از محیط اطرافشان دریافت می‌کنند. آنها جملات خردمندانه‌ای که در یک کتاب می‌خوانند و یا نکته‌های یک مصاحبه تلویزیونی را که می‌تواند به آنها در طراحی ایده‌های آینده‌شان کمک کند به دقت یادداشت می‌کنند و مثل یک گنجینه با ارزش، آن را همراه دارند. برنامه ریزی در مدیریت امور مختلف با داشتن دفترچه‌ای کوچک، عالی پیش خواهد رفت.
به هر چیزی که شما را از اهداف ضروریتان دور میکند نه بگویید
حتما شما هم خاطرات زیادی دارید از پذیرش پیشنهادات بی‌موقع دوستانتان که برنامه ریزی یک روزتان را کاملاً خراب میکند. در این مواقع فقط باید در کمال ادب یک نه بگویید؛ به جای این که تمام مدت با حسرت و البته خشم به یاد کارهایی باشید که باید انجام می‌دادید.
برای برنامه ریزی در مدیریت نقاط ضعف خود را بشناسید
بهتر است گاه به مهارتهای دیگران اعتماد کنید و به جای انجام تمام کارها توسط خودتان، انجام شود برخی کارها را به دیگران بسپارید و به این ترتیب وقت و تمرکز بیشتری را بر روی کارهایی که تنها از عهده خودتان بر می‌آید داشته باشید و وقت آزاد برای برنامه ریزی در مدیریت انجام کارهای دیگر برای خودتان بسازید.
اصل پارتو (Pareto principle) را یاد بگیرید
این اصل با عنوان قانون ۲۰/۸۰ هم شناخته میشود. این قانون بیان میکند که ۸۰% از نتایج حاصل از یک کار مشخص از ۲۰% از اندازه فعالیت برنامه ریزی شده برای آن کار به دست می‌آید. این اصل در موارد بسیاری به کار می‌رود مثلاٌ در کسب و کار بیان میشود که ۸۰% از سود شما تنها توسط ۲۰% از مشتری‌هایتان به دست می‌آید.
بنابراین قبل از انجام یک کار در نظر بگیرید که چه فعالیت‌هایی برای رسیدن به نتیجه مورد نظر لازم هستند و تمرکز و انرژی را بر روی آن ۲۰ درصدی قرار دهید که بیشترین سهم از نتایج را به همراه خواهد داشت.
اگر کاری را می توانید در کمتر از ۵ دقیقه انجام دهید، فورا آن را انجام دهید
انجام کارهایی را که نیاز به زمان کوتاه مثلا کمتر از ۵ دقیقه دارند را به تعویق نیندازید. در کنار این مسئله به این نکته هم توجه کنید که اگر کاری به زمان بیشتری نیاز دارد، زمان مناسبی را برای انجام کامل آن در برنامه ریزی در مدیریت قرار دهید تا از دوباره کاری و تکرار جلوگیری کنید.
از انرژی صبح زود برای تقویت بدن، مغز و روحتان بهره بگیرید
بیشتر افراد موفق هیچگاه بلافاصله بعد از بیدارشدن با استرس فراوان به سر کار نمی‌روند. آنها صبح زودتر از زمان شروع کار بر می‌خیزند و بدن و ذهنشان را برای کار روزانه آماده می‌کنند. آنها معتقدند آنچه آنها در صبح زود انجام میدهند، روزشان را میسازد.
نکات مطرح‌شده تنها بخشی از نکات مشترکی است که افراد موفق با رعایت آنها به برنامه ریزی امورشان می‌پردازند. همانطور که ذکر شد هیج روش یکتایی برای برنامه ریزی موفق وجود ندارد و هر فرد باید با در نظر گرفتن شرایط خود برنامه با بیشترین بهره‌وری را برای خود تنظیم کند.
به یاد داشته باشید که افراد موفق زمانی بیشتر از ۲۴ ساعت را در یک روز در اختیار ندارند، اما شیوه برخورد آنها با خودشان آنها را در بهره‌بردن از این زمان موفق میسازد. آنها به جسمشان اهمیت میدهند، به زمان‌های استراحت توجه دارند تا بتوانند انرژی لازم برای کارهایشان را کنترل کنند و با تمرکز به انجام کارها بپردازند.
منبع : irselfmade.com
